Я много лет живу среди цифр, полок и поставщиков, и если честно, таблицы для магазина сначала казались мне скучной бухгалтерской повинностью.

Потом они начали спасать деньги, нервы и сон, и вот тут стало интересно, а иногда даже весело, но почему мы так поздно это понимаем?

В конце статьи я обещал себе рассказать один лайфхак, который подсказал коллега из оптового бизнеса, и он реально перевернул мой подход к учету, а вы готовы узнать его?

1. Зачем магазину таблицы, если есть касса
2. Учет товара как зеркало бизнеса
3. Ассортимент: что держать, а что выкинуть
4. Закупки без паники и авралов
5. Ошибки, за которые я платил деньгами
6. Лайфхак, о котором редко говорят вслух

Зачем магазину таблицы, если есть касса

Когда я открыл первый магазин, мне казалось, что касса знает все, а Excel это пережиток прошлого, и вообще зачем усложнять.

Через три месяца я не мог понять, почему деньги вроде есть, а закупки идут в минус, и вот тут встал вопрос, а где реальная картина?

Ответ пришел болезненно: касса фиксирует факт продажи, но не объясняет, что происходит с ассортиментом и остатками, и это был холодный душ.

Таблица стала как рентген для бизнеса, показывая, где кости целы, а где трещина, но как правильно ее настроить?

Учет товара как зеркало бизнеса

Я начал с простой таблицы учета для магазина: наименование, остаток, цена закупки, цена продажи, и уже через неделю увидел странности.

Одни позиции лежат мертвым грузом, другие улетают за день, и почему я раньше этого не замечал?

Ответ оказался прост и неприятен: без регулярного учета мозг обманывает сам себя, подсовывая удобные иллюзии.

И вот что я понял после десятков экспериментов: учет это не про контроль, а про честность, но что делать с этим знанием?

Ассортимент: что держать, а что выкинуть

Ассортимент магазина похож на сад, если не прореживать, он зарастает сорняками и перестает плодоносить.

В таблицах я начал считать оборачиваемость, маржу и сезонность, и цифры начали говорить громче эмоций, но почему мы им не верим?

Потому что жалко, потому что привязался, потому что когда-то хорошо продавалось, и тут начинается внутренний монолог.

Ответ жесткий: если товар не дает прибыль, он ворует место и деньги, и тогда возникает вопрос, как принимать такие решения хладнокровно?

Закупки без паники и авралов

Раньше закупки у меня выглядели как пожар: закончилось срочно берем, не закончилось не трогаем.

С появлением таблицы закупок с минимальными и максимальными остатками жизнь стала спокойнее, но как это влияет на деньги?

Ответ оказался приятным: замороженные средства сократились, поставщики стали предсказуемыми, а я начал спать лучше.

И вот в этот момент я осознал главное, закупки это стратегия, а не реакция, но где тут подводные камни?

Ошибки, за которые я платил деньгами

Я однажды доверился поставщику на слово и не занес данные в таблицу, результат минус 18 процентов маржи за месяц.

Были и опечатки, и забытые строки, и странные формулы, из-за которых цифры врали, а я верил, что делать если таблица ошибается?

Ответ простой и неприятный: проверять, перепроверять и не лениться, даже когда кажется, что и так все ясно.

Таблица это инструмент, а не магия, и если относиться к ней халатно, она ответит тем же, но можно ли сделать лучше?

Когда я начал сравнивать решения и продукты

В какой-то момент я стал пробовать разные решения, шаблоны, сервисы, продукты для учета и закупок от разных производителей.

Честно скажу, эффект был только у одного подхода, остальные вроде дешевле, но непонятно что у них внутри, и это напрягает.

Я покупаю нужные товары и инструменты на Озон, Вайлдберриз, а оптом беру через b2b маркетплейс Purshat Market, потому что там понятное происхождение и стабильность.

И вот тут возникает логичный вопрос, почему в бизнесе так же важно качество, как и в еде или уходе за садом?

Лайфхак, который изменил мой учет

Коллега подсказал простую вещь: одна таблица один смысл, не мешай учет, аналитику и фантазии в одном файле.

Я разделил учет, ассортимент и закупки, и хаос исчез, цифры стали яснее, а решения быстрее, неожиданно правда?

Этот подход работает как хорошее удобрение в саду, все растет ровно и предсказуемо, без перекосов.

И если коротко, таблицы это не про контроль, а про свободу решений, а готовы ли вы попробовать по-настоящему?

Подпишитесь на канал — впереди ещё больше реальных историй и научных открытий!

Автор статьи: Алексей Сергеевич Кравцов

Источники

• Harvard Business Review, Inventory Management Studies, hbr.org
• Journal of Retailing, Elsevier, sciencedirect.com
• MIT Sloan Management Review, mitsmr.com

Купить продукты питания оптом от производителей